Nam Nguyễn Cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel: Hướng dẫn chi tiết cho quản lý dự án hiệu quả
Bạn là nhà quản lý dự án và đang tìm cách tối ưu hóa việc quản lý các công việc? Biểu đồ Gantt trong Excel chính là công cụ đắc lực giúp bạn theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan và dễ dàng. Nếu bạn chưa biết cách vẽ biểu đồ Gantt, hãy cùng mình khám phá bài viết này để học cách tạo ra một biểu đồ Gantt chuyên nghiệp và hữu ích.
1. Chuẩn bị dữ liệu: Nền tảng cho biểu đồ Gantt chính xác
Để vẽ biểu đồ Gantt, bước đầu tiên là chuẩn bị bảng dữ liệu đầy đủ thông tin về dự án. Bảng dữ liệu này sẽ bao gồm các công việc (tasks), thời gian dự kiến (plan) và thời gian thực tế (actual) của từng công việc.
Để đảm bảo biểu đồ Gantt chính xác và hữu ích, chúng ta cần bổ sung thêm một số cột quan trọng:
- % Completion (Tỷ lệ hoàn thành): Cột này giúp theo dõi tiến độ thực tế của từng công việc.
- Days completed (Số ngày đã thực hiện): Cột này thể hiện số ngày đã hoàn thành cho từng công việc, giúp đánh giá hiệu quả và khả năng hoàn thành dự án đúng kế hoạch.
Lưu ý:
- Nếu Project timeline (thời gian dự án) là theo Plan thì cột Days completed sẽ không được tính.
- Nếu Project timeline là theo Actual thì Days completed = % completion * Days.
Sau khi hoàn thành việc bổ sung dữ liệu, chúng ta đã có một bảng dữ liệu đầy đủ và sẵn sàng để vẽ biểu đồ Gantt. Mục tiêu của chúng ta là thể hiện rõ ràng phần trăm hoàn thành của các công việc so với kế hoạch.
2. Vẽ biểu đồ Gantt: Các bước tạo ra một công cụ quản lý hiệu quả
2.1. Tạo biểu đồ: Bắt đầu từ một biểu đồ thanh xếp chồng
Bước đầu tiên là tạo một biểu đồ trong Excel. Chọn thẻ Insert trên thanh công cụ, sau đó chọn Chart / Bar / Stacked Bar.
2.2. Nạp dữ liệu vào biểu đồ: Cung cấp dữ liệu cho biểu đồ Gantt
Để nạp dữ liệu vào biểu đồ, bạn cần chọn thẻ Chart Tools (xuất hiện khi bạn click vào biểu đồ) và chọn mục Design. Tiếp theo, chọn Select Data để mở cửa sổ Select Data Source.
Trong cửa sổ Select Data Source, chọn vùng dữ liệu bạn muốn hiển thị trong biểu đồ. Đầu tiên, chọn vùng dữ liệu chứa thông tin về công việc, thời gian dự kiến (Days) và thời gian thực tế (Days completed).
Tiếp theo, thêm vùng dữ liệu chứa thông tin về ngày bắt đầu (Start date). Để thêm vùng dữ liệu, bấm vào Add trong phần Legend Entries (series).
Cuối cùng, bạn cần thay đổi thứ tự các vùng dữ liệu trong Legend Entries để Start date được hiển thị trước Days. Ngoài ra, hãy Edit lại mục Horizontal (category) Axis Labels để hiển thị tên các công việc trên trục ngang của biểu đồ.
2.3. Sắp xếp thứ tự công việc: Đảm bảo trật tự logic trong biểu đồ
Biểu đồ ban đầu có thể hiển thị các công việc theo thứ tự ngược lại so với mong muốn. Để sắp xếp lại, bạn click chuột vào tên của các công việc trong biểu đồ. Trong cửa sổ Axis Options, chọn mục Categories in reverse order.
2.4. Ẩn phần tô màu vàng: Tập trung vào tiến độ thực tế
Biểu đồ Gantt ban đầu hiển thị cả phần tô màu vàng (thời gian dự kiến) và phần tô màu xanh (thời gian thực tế). Để tập trung vào việc theo dõi tiến độ thực tế, chúng ta cần ẩn phần tô màu vàng. Click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series. Trong mục Fill, chọn No fill. Trong mục Border, chọn No Line.
2.5. Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ:
Điều chỉnh cho phù hợp với dự án
Biểu đồ Gantt thường tự động thiết lập khoảng thời gian hiển thị. Tuy nhiên, khoảng thời gian này có thể không phù hợp với dự án của bạn.
Bạn cần điều chỉnh lại khoảng thời gian cho phù hợp. Click chuột vào mục Ngày trong biểu đồ. Lưu ý: Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số (ví dụ: 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018) và ngày lớn nhất cũng được hiển thị dưới dạng số (ví dụ: 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018).
Để thay đổi khoảng thời gian, bạn cần nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc mong muốn vào một vị trí bất kỳ trên sheet. Sau đó, format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General để hiển thị giá trị ngày dưới dạng con số. Cuối cùng, thay thế ngày nhỏ nhất và ngày lớn nhất trong biểu đồ bằng hai con số này.
2.6. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc: Thêm Error Bar để minh bạch tiến độ
Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, chúng ta cần hiển thị cột Days completed trên biểu đồ Gantt. Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng Error Bar.
Click chuột vào biểu đồ và chọn thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options….
Trong cửa sổ Format Error Bars, chọn mục Add Error Bars based on Series. Chọn Start date để thêm Error Bar cho vùng dữ liệu Start date.
Tiếp theo, thiết lập Error Bar:
- Direction: Chọn Plus
- End syle: Chọn No cap
- Error Amount: Chọn Custom / Specify Value và chọn vùng dữ liệu Days Completed (ví dụ: O4:O9).
Cuối cùng, bạn cần định dạng hiển thị cho Error Bar:
- Chọn màu (color): Nên chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ.
- Chọn độ rộng (width): Tùy theo độ rộng của biểu đồ để chọn độ rộng Error Bar sao cho nó chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.
Kết quả là chúng ta có một biểu đồ Gantt đầy đủ, trực quan với phần tô màu vàng thể hiện công việc theo kế hoạch và phần Error Bar màu xanh thể hiện tiến độ thực tế của từng công việc.
Kết luận:
Vẽ biểu đồ Gantt trong Excel là một kỹ năng thiết yếu cho nhà quản lý dự án. Với các bước hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể tự tạo ra một biểu đồ Gantt chuyên nghiệp và hữu ích để quản lý dự án hiệu quả. Chúc bạn thành công!
