Lập báo cáo tự động trong Excel

Deal Score0
Deal Score0

Đối với những người quản lý, kế toán thì việc làm báo cáo tổng hợp, thống kê doanh thu, doanh số của công ty và cuối tháng, cuối năm là không thể nào tránh khỏi. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn làm thủ công mà chưa biết cách làm thế nào cho hiệu quả, đỡ tốn thời gian và đạt độ chính xác cao. Hãy cùng PhanMemFREE tìm hiểu cách lập báo cáo tự động trong Excel nhé.

Ta có ví dụ sau:

Lập báo cáo tự động trong Excel

PhanMemFREE sẽ hướng dẫn bạn cách lập báo cáo chi tiết tự động trong Excel mới nhất 2019, mời bạn tham khảo nhé.

Tự động lọc danh sách không trùng bằng hàm UNIQUE

Hàm UNIQUE là một hàm mới trong Excel của phiên bản Office 365 (bản quyền có thu phí từ Microsoft). Hàm này có tác dụng lọc ra danh sách các giá trị không trùng (xuất hiện lần đầu tiên).

Trong ví dụ trên, chúng ta sẽ viết công thức tại ô F3 như sau:

=UNIQUE(A3:A11)

Lập báo cáo tự động trong Excel

Kết quả Excel sẽ tự động cho ra các giá trị không trùng: Táo / Lê / Cam mà không cần phải làm thêm bất cứ thao tác nào.

Tạo danh sách chọn tên hàng với Data Validation – List

Data Validation là chức năng giúp thiết lập điều kiện nhập dữ liệu trong 1 ô. Trong chức năng này chúng ta có thể tạo List, tức là chọn một giá trị trong 1 danh sách cho sẵn. Cụ thể trong ví dụ trên, chúng ta cần tạo danh sách chọn các mặt hàng đã được lọc ra ở cột F.

Tại ô I4 chúng ta làm như sau:

  • Bước 1: Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation
  • Bước 2: Trong cửa sổ Data Validation, mục Allow chọn List
  • Bước 3: Trong Source (nguồn) của danh sách, chúng ta sử dụng hàm OFFSET như sau:

=OFFSET($F$3,0,0,COUNTA($F$3:$F$11))

Ý nghĩa: Lấy danh sách theo vùng từ F3:F11, bỏ qua các dòng trống.

Kết quả thu được chính là danh sách từ F3:F5

Khi dữ liệu gốc có sự thay đổi: dòng 8 thay đổi thành mặt hàng Ổi

  • Hàm UNIQUE(A3:A11) sẽ cho ra 4 kết quả tương ứng tại F3:F6
  • Data Validation/List sẽ tự động thay đổi có thêm hàng Ổi mà không cần thay đổi công thức

Lập báo cáo tự động trong Excel

Tự động cập nhật kết quả báo cáo chi tiết với hàm FILTER

Trong ví dụ trên, báo cáo chi tiết gồm 3 điều kiện:

  • Chỉ xét những dữ liệu phát sinh từ ngày 01/08/2018
  • Chỉ xét những dữ liệu phát sinh đến ngày 31/08/2018
  • Chỉ xét những dữ liệu phát sinh với tên hàng được chọn (ví dụ chọn mặt hàng Cam)

Ba điều kiện trên xảy ra đồng thời. Do đó chúng ta có thể sử dụng hàm FILTER để xác định kết quả như sau:

Tại ô H7 nhập công thức:

=FILTER(B3:D11,($B$3:$B$11>=$I$2)*($B$3:$B$11<=$I$3)*($A$3:$A$11=$I$4),””)

Trong đó:

  • B3:D11 là vùng bảng dữ liệu chi tiết
  • ($B$3:$B$11>=$I$2)*($B$3:$B$11<=$I$3)*($A$3:$A$11=$I$4): xét 3 điều kiện tương ứng với 3 vùng dữ liệu trong bảng dữ liệu, các điều kiện xảy ra đồng thời nên dùng dấu * để nhân các điều kiện với nhau.
  • “” là trả về giá trị rỗng khi không có nội dung thỏa mãn điều kiện (không có kết quả phù hợp)

Lập báo cáo tự động trong Excel

Chỉ với vài thao tác đơn giản các bạn có thể lập báo cáo chi tiết tự động trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chúc các bạn thực hiện thành công.

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Phần mềm FREE