Microsoft Office 2021: Bộ Ứng Dụng Văn Phòng Toàn Diện và Hiện Đại

Microsoft Office 2021: Bộ Ứng Dụng Văn Phòng Toàn Diện và Hiện Đại

Microsoft Office 2021, hay còn gọi tắt là Office 2021, là phiên bản bộ ứng dụng văn phòng mới nhất được phát hành bởi Microsoft, dành riêng cho máy tính cá nhân. Ra mắt vào tháng 10 năm 2021, ngay sau sự kiện ra mắt hệ điều hành Windows 11, Office 2021 được xem như bản nâng cấp đáng kể so với người tiền nhiệm Office 2019, mang đến một loạt tính năng mới và cải tiến đáng chú ý, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng trong công việc và học tập. Bộ ứng dụng này bao gồm các phần mềm quen thuộc và không thể thiếu đối với hầu hết người dùng máy tính như Word 2021, Excel 2021, PowerPoint 2021, cùng với các ứng dụng bổ sung khác hỗ trợ soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính, tạo bài thuyết trình, quản lý email, và thậm chí cả học tập trực tuyến.

Tính năng nổi bật và cải tiến trong Office 2021:

Office 2021 không chỉ đơn thuần là một bản cập nhật mà còn là một bước tiến đáng kể về cả chức năng và giao diện người dùng. Một số tính năng nổi bật cần được nhấn mạnh bao gồm:

• Hàm XLOOKUP (Excel): Tính năng này mang đến khả năng tìm kiếm nhanh chóng và chính xác trong một bảng hoặc phạm vi dữ liệu cụ thể. So với các hàm tìm kiếm truyền thống, XLOOKUP cho phép người dùng tìm kiếm linh hoạt hơn, với khả năng xác định vị trí chính xác của dữ liệu cần tìm, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

• Hàm mới trên Excel: Bên cạnh XLOOKUP, Office 2021 còn bổ sung thêm nhiều hàm mới khác nhằm nâng cao khả năng phân tích và xử lý dữ liệu, bao gồm FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE và RANDARRAY. Những hàm này hỗ trợ người dùng tạo các công thức phức tạp hơn, giúp sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả và khoa học.

• Hàm LET (Excel): Hàm LET cho phép người dùng đặt tên cho các kết quả tính toán trung gian, giúp cho công thức trở nên dễ hiểu và dễ quản lý hơn, đặc biệt là trong những công thức phức tạp với nhiều bước tính toán. Tính năng này tăng cường tính rõ ràng và dễ đọc của công thức, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và sửa lỗi.

• Hàm XMATCH (Excel): Tương tự như XLOOKUP, hàm XMATCH giúp tìm kiếm mục cụ thể trong một hàng hoặc bảng, nhưng nó trả về vị trí tương đối của mục đó. Tính năng này rất hữu ích trong việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu theo vị trí.

• Chế độ xem trang tính (Excel): Người dùng có thể tùy chỉnh chế độ xem trang tính mà không ảnh hưởng đến người dùng khác đang cùng làm việc trên cùng một file, nhờ vậy việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Ribbon trợ năng (Access): Ribbon trợ năng tập trung các công cụ cơ bản vào một vị trí, giúp người dùng tạo nội dung nhanh chóng và dễ dàng. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người mới bắt đầu sử dụng phần mềm.

• Ghi lại Slide Show (PowerPoint): Tính năng Record Slide Show cho phép người dùng ghi lại video bài thuyết trình trực tiếp, cùng với các hiệu ứng chuyển động và ghi âm giọng nói, tạo nên các bài thuyết trình chuyên nghiệp và sống động.

• Hiển thị link trong menu chuột phải của slide (PowerPoint): Tính năng này giúp người dùng dễ dàng truy cập vào các liên kết được chèn trong slide.

• Sắp xếp các phần tử trên trang chiếu cho trình đọc màn hình (PowerPoint): PowerPoint 2021 hỗ trợ người dùng sắp xếp các yếu tố trên slide theo thứ tự đọc của trình đọc màn hình, giúp người dùng khiếm thị có thể tiếp cận thông tin một cách hiệu quả.

• Tính năng biên dịch trong Outlook: Outlook 2021 tích hợp tính năng dịch email sang hơn 70 ngôn ngữ khác nhau, cùng với khả năng xem bản dịch, thêm chú thích và vẽ lên email, giúp người dùng dễ dàng giao tiếp và làm việc với các đối tác quốc tế.

• Chế độ nền tối (Dark Mode): Chế độ Dark Mode được cải tiến, tối ưu hóa hơn cho cả giao diện và văn bản, giúp bảo vệ mắt người dùng và tạo cảm giác thoải mái khi làm việc trong thời gian dài.

• Microsoft Search: Tính năng tìm kiếm Microsoft Search được tích hợp ở đầu các ứng dụng Office, giúp người dùng tìm kiếm nhanh chóng mọi thứ, từ nội dung đến lệnh.

• Cải thiện hiệu suất: Office 2021 được tối ưu hóa để hoạt động nhanh hơn, ổn định hơn và hiệu quả hơn trên tất cả các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Các hàm tính toán quen thuộc như SUMIF, COUNTIF và AVERAGEIF cũng được cải thiện tốc độ xử lý.

• Hỗ trợ đồng tác giả: Office 2021 cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc, giúp công việc nhóm trở nên hiệu quả hơn. Người dùng có thể thấy ai đang làm việc cùng mình, vị trí của họ trong tài liệu, và nhận được thông báo khi có thay đổi. Việc bình luận cũng được đồng bộ giữa các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint.

• Cải thiện hỗ trợ định dạng OASIS OpenDocument: Office 2021 hỗ trợ tốt hơn cho việc mở và chỉnh sửa các file có định dạng OASIS OpenDocument, một định dạng mở, giúp tăng tính tương thích giữa các phần mềm văn phòng khác nhau.

So sánh với Microsoft 365 (Office 365):

Quan trọng cần lưu ý là Office 2021 là một phiên bản độc lập, khác biệt với đăng ký Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 hoặc tổ chức của bạn đã triển khai Microsoft 365 Apps for enterprise (trước đây là Office 365 ProPlus), bạn đã có tất cả các tính năng có trong Office 2021, thậm chí nhiều hơn nữa. Office 2021 là lựa chọn phù hợp cho những người dùng muốn có một bộ ứng dụng văn phòng đầy đủ tính năng mà không cần đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

Kết luận:

Microsoft Office 2021 là một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực phần mềm văn phòng. Với giao diện hiện đại, trực quan, cùng hàng loạt tính năng mới mạnh mẽ và cải tiến đáng kể, Office 2021 đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý rằng Office 2021 sẽ ngừng hỗ trợ vào ngày 13/10/2026. Vì vậy, việc cập nhật lên các phiên bản mới hơn sau thời điểm này là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và cập nhật các tính năng mới nhất.